Voorwaarden voor Paxomail

Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte, opdracht en overeenkomst voor Paxomail tussen Pax Digitalis en de zakelijke klant. Paxomail wordt uitsluitend aangeboden aan organisaties en personen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen. Bij strijdigheid gaat de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging voor op deze voorwaarden.

De overeenkomst ontstaat wanneer een bevoegde zakelijke klant de online aanmelding afrondt, deze voorwaarden accepteert en de eerste betaling via iDEAL voldoet. Na de betaalbevestiging wordt het klantportaal automatisch geactiveerd en begint de technische inrichting.

De mailboxen, kennisbronnen, antwoordcategorieën en gebruiksgrenzen worden tijdens de inrichting vastgelegd. Paxomail verzendt uitsluitend nadat een bevoegde medewerker het betreffende concept expliciet heeft goedgekeurd.

Paxomail ondersteunt het lezen, classificeren, opstellen en, na expliciete goedkeuring door een bevoegde medewerker, verzenden van zakelijke e-mail op basis van door de klant goedgekeurde informatie en regels.

AI-systemen werken probabilistisch. Daardoor kan een concept ondanks zorgvuldige inrichting onjuist, onvolledig, verouderd, dubbelzinnig of niet passend bij de situatie zijn. Pax Digitalis garandeert niet dat ieder concept foutloos is of dat iedere e-mail door Paxomail kan worden voorbereid.

Bij ontbrekende informatie, twijfel, uitzonderingen of onderwerpen buiten de afgesproken scope wordt het bericht waar mogelijk als concept aangeboden of aan een menselijke medewerker overgedragen.

De klant blijft afzender van de zakelijke communicatie en bepaalt voor welke mailboxen en soorten berichten Paxomail wordt ingezet. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verstrekte gegevens, documenten, instructies en communicatie met ontvangers.

De klant zorgt dat kennisbronnen juist, actueel, volledig en voldoende duidelijk zijn, controleert de werking periodiek en meldt fouten of gewijzigde informatie zonder onnodige vertraging.

De klant gebruikt Paxomail niet voor definitieve juridische, medische of financiële advisering, veiligheidskritische instructies, personeelsbesluiten of andere beslissingen met aanzienlijke gevolgen zonder passende menselijke controle. Bindende aanbiedingen, toezeggingen, contractwijzigingen en erkenningen van aansprakelijkheid mogen alleen worden verzonden wanneer dit uitdrukkelijk en schriftelijk is ingericht.

Wanneer dit in de opdrachtbevestiging is afgesproken, wordt onder ieder met Paxomail opgesteld en door een medewerker goedgekeurd bericht een zichtbare melding geplaatst. De klant verwijdert of verbergt deze melding niet, tenzij schriftelijk een gelijkwaardige tekst is overeengekomen.

De klant controleert tijdens de afgesproken inwerk- en testperiode alle conceptantwoorden. Daarna controleert de klant regelmatig steekproeven, rapportages en uitzonderingen. Ernstige of terugkerende fouten worden direct aan Pax Digitalis gemeld met voldoende informatie om onderzoek te doen.

Pax Digitalis mag het voorbereiden of na goedkeuring verzenden tijdelijk beperken of uitschakelen wanneer dit nodig is om fouten, misbruik, beveiligingsrisico's of mogelijke schade te voorkomen.

Pax Digitalis spant zich in om de dienst zorgvuldig en beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Onderhoud, storingen, internetproblemen en wijzigingen bij externe leveranciers kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden.

Pax Digitalis mag de technische werking aanpassen wanneer dit nodig is voor veiligheid, kwaliteit, wetgeving of leverancierswijzigingen. Materiële wijzigingen met gevolgen voor het overeengekomen gebruik worden zo tijdig mogelijk meegedeeld.

Partijen houden vertrouwelijke bedrijfsinformatie geheim en nemen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Toegang wordt beperkt tot personen en leveranciers die deze voor de dienstverlening nodig hebben.

Voor zover Pax Digitalis in opdracht persoonsgegevens uit mailboxen verwerkt, sluiten partijen vóór ingebruikname een verwerkersovereenkomst. De klant bepaalt het doel en de toegestane inhoud van de verwerking en waarborgt dat voor de gegevensverwerking een geldige grondslag bestaat.

De klant plaatst zonder voorafgaande schriftelijke afspraak geen bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens, medische dossiers, betaalkaartgegevens, wachtwoorden of andere onnodig gevoelige informatie in de kennisbronnen.

Abonnementsprijzen zijn per maand en exclusief btw. De eerste iDEAL-betaling omvat de eenmalige setup van €449 exclusief btw per mailbox en de eerste maandtermijn, vermeerderd met de toepasselijke btw. De factuur wordt in het klantportaal beschikbaar gesteld.

Met de eerste iDEAL-betaling machtigt de klant Pax Digitalis om volgende maandtermijnen via het door Mollie vastgelegde SEPA-mandaat automatisch te incasseren. Bij een mislukte of teruggeboekte incasso mag Pax Digitalis na een redelijke herstelmogelijkheid de dienst opschorten.

De looptijd, eventuele minimumduur en opzegtermijn staan in de offerte of opdrachtbevestiging. Als niets anders is overeengekomen, geldt na de eerste volledige abonnementsmaand een opzegtermijn van één maand.

Iedere partij mag de overeenkomst beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die na een schriftelijke hersteltermijn niet is hersteld. Onmiddellijke beëindiging is mogelijk bij faillissement, beëindiging van de onderneming, ernstig misbruik of een acuut beveiligingsrisico.

De klant behoudt zijn rechten op aangeleverde documenten, gegevens, merken en instructies. Pax Digitalis en zijn leveranciers behouden hun rechten op software, modellen, configuraties, methoden en generieke verbeteringen.

De klant verleent voor de looptijd uitsluitend de gebruiksrechten die nodig zijn om Paxomail voor de klant uit te voeren. Klantgegevens worden niet voor eigen marketingdoeleinden of voor het trainen van algemene modellen gebruikt, tenzij dit afzonderlijk en uitdrukkelijk is overeengekomen.

Pax Digitalis voert de dienstverlening uit met de zorg die van een redelijk handelend ICT-dienstverlener mag worden verwacht. De klant aanvaardt de in artikel 3 beschreven beperkingen van AI en blijft verantwoordelijk voor menselijke controle die volgens de overeenkomst of de aard van het bericht noodzakelijk is.

Pax Digitalis is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid per contractjaar is beperkt tot het bedrag exclusief btw dat de klant in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor Paxomail heeft betaald, of – indien hoger – het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering voor het betreffende geval uitkeert.

Voor zover wettelijk toegestaan is Pax Digitalis niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens of aanspraken van derden. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Pax Digitalis en niet voor aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten.

De klant vrijwaart Pax Digitalis tegen aanspraken van derden die voortkomen uit onrechtmatige klantgegevens, onjuiste of verouderde klantinstructies, gebruik buiten de afgesproken scope of het negeren van een vereiste menselijke controle, behalve voor zover de aanspraak is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van Pax Digitalis.

Geen partij is gehouden schade te vergoeden door omstandigheden buiten haar redelijke invloed, waaronder omvangrijke internet- of stroomstoringen, cyberaanvallen ondanks passende maatregelen, overheidsmaatregelen en uitval van essentiële externe infrastructuur. De getroffen partij informeert de andere partij zo spoedig mogelijk.

Klachten worden zo snel mogelijk en voldoende omschreven gemeld via info@paxdigitalis.nl. Partijen proberen eerst in overleg een oplossing te bereiken.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.